Chaque département publie au moins un fichier officiel relatif aux établissements recevant du public (ERP). Disposer d’une liste fiable est indispensable pour les audits de sécurité, la planification des interventions, la cartographie et la gestion de la conformité accessibilité. Ce guide présente les 10 sources départementales à privilégier, décrit la structure minimale d’un fichier exploitable et propose des démarches concrètes pour récupérer, vérifier et faire corriger les données.
Les 10 sources départementales à consulter en priorité
Pour constituer une liste complète et à jour, consultez dans l’ordre : la préfecture (ou sous-préfecture), le service départemental d’incendie et de secours (SDIS), le portail open data départemental, les grandes intercommunalités, les mairies de communes importantes, le site de la DIRECCTE ou service régional compétent, les bases locales des services techniques de santé, les chambres de commerce et d’industrie (CCI) pour les ERP commerciaux, les fichiers des établissements scolaires (académie) et les registres professionnels (associations gestionnaires, offices du tourisme pour sites culturels).
Ces sources se complètent : la préfecture et le SDIS fournissent le caractère administratif et sécurité incendie, l’open data facilite l’import automatique, et les intercommunalités/mairies donnent le détail local et les mises à jour récentes. Archivez l’URL et la date de téléchargement pour chaque source afin de garder une traçabilité.
Structure minimale d’un fichier type pour un usage immédiat
Un fichier standard doit s’ouvrir sans retouche dans Excel et être lisible par un SIPrivilégiez CSV encodé en UTF-8 ou GeoJSON pour la cartographie. Exemple d’en-têtes recommandés pour un CSV :
nom, adresse, codepostal, commune, type, catégorie, capacité, statutaccessibilité, statutincendie, latitude, longitude, datemaj, source, lienarrêté, contactadmin
Chaque champ doit être renseigné avec un format cohérent : codepostal sur 5 caractères, commune écrite selon la base officielle, latitude/longitude en décimales, datemaj au format ISO (AAAA-MM-JJ). Conservez la colonne source pour tracer l’origine de chaque ligne et la colonne lienarrêté pour joindre l’arrêté ou la pièce justificative.
Formats disponibles et usages recommandés
| Format | Usage recommandé | Avantage principal | Limite |
|---|---|---|---|
| CSV | Import Excel / SIG / scripts | Léger et automatisable | Pas de géométrie complexe |
| Excel | Edition, rapport interne | Facile à lire et à modifier | Moins adapté à l’automatisation |
| Archivage officiel, preuve | Version signée consultable | Non exploitable par script | |
| GeoJSON | Cartographie et API | Géométrie incluse, prêt pour SIG | Nécessite compétences techniques |
Procédé pratique : récupérer, vérifier, signaler
- Télécharger : sauvegardez la copie datée depuis la préfecture, le SDIS ou le portail open data. Conservez la page web et le fichier.
- Vérifier : contrôlez la complétude des champs obligatoires (nom, adresse, type, catégorie, capacité, statutaccessibilité, datemaj). Faites un échantillon de contrôle croisé entre deux sources (ex. préfecture vs open data).
- Géolocaliser : si le fichier n’a pas de coordonnées, géocodez les adresses en lot en gardant un indicateur de qualité de géocodage.
- Corriger : préparez un dossier de preuve pour chaque correction (capture d’écran, document justificatif, contact local).
- Signaler : envoyez une demande écrite et datée au service auteur avec proposition de correction, preuve et référence au fichier téléchargé.
Modèle d’email pour demander une rectification
Objet : demande de rectification fichier ERP – NomCommune
Bonjour,
Je vous contacte au sujet de l’établissement « Nom de l’établissement » situé à « Adresse complète ». Le fichier publié sur votre site en date du « datemaj » indique une capacité erronée et un statut d’accessibilité incorrect. Veuillez trouver ci-joint les preuves et la correction proposée :
- Correction proposée : capacité = XX personnes ; statut_accessibilité = conforme/non conforme
- Pièces jointes : capture d’écran du document municipal, extrait d’arrêté, contact administratif
Merci de bien vouloir mettre à jour le fichier officiel et de me confirmer la modification en renvoyant le lien vers la nouvelle version ou en joignant l’arrêté. Cordialement, Nom, fonction, contact.
Vérifications techniques et bonnes pratiques
Avant toute intégration dans un SIG ou un tableur centralisé, nettoyez les doublons (même adresse, nom légèrement différent), harmonisez les types d’ERP (ex. cinéma > culture), validez les coordonnées et estampillez chaque ligne avec la date de dernière vérification. Vérifiez la licence associée (souvent Licence Ouverte / Etalab) et respectez les conditions de réutilisation.
En ciblant d’abord la préfecture, le SDIS et le portail open data départemental, vous obtenez la base la plus fiable. Complétez-la avec les données des intercommunalités, mairies et acteurs locaux pour obtenir une cartographie exploitable et à jour. Téléchargez les formats CSV ou GeoJSON pour une intégration automatisée, conservez les PDF comme preuve administrative et signalez systématiquement toute erreur avec pièces justificatives. En procédant ainsi, vous disposerez d’une liste d’ERP robuste, traçable et prête pour les audits, les interventions de sécurité et les projets de mise en accessibilité.
